五大措施 建立ERP項目人員流失保護機制

　　今天我非常郁悶，因為客戶ERP項目的幾個關(guān)鍵崗位用戶要辭職。這個客戶的ERP項目最為嚴(yán)峻的問題是員工流動性大和素質(zhì)普遍較差，而人員流失是ERP項目實施的第一大風(fēng)險，特別是關(guān)鍵項目成員流失可能會導(dǎo)致整個項目的重大延期和失敗。

　　剛才在客戶主管的會議上我差點暈厥過去，客戶人力資源主管說：“現(xiàn)在我們的員工50%左右是工齡在一年以下的，75%左右是兩年以下的。”接著，他無可奈何地對我說，這些原因他們早已經(jīng)分析并知道了，但現(xiàn)在的問題不是討論如何解決員工流失過大的問題，而是如何在人員流失大的現(xiàn)實情況下，有效的實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)?客戶老總向我明確提出一個難題“人員流失，卻不能讓ERP暫停”。

　　河流管理: 建立ERP人員流失保護系統(tǒng)

　　古語云：鐵打的營盤，流水的兵。老員工走，新員工進來，是一種替代，很多時候是對低素質(zhì)員工的替代。就象血液，偶爾適當(dāng)?shù)氖а獙ι眢w是無害的，可以增強造血功能，但是如果是大失血就會對生命造成嚴(yán)重威脅。

　　當(dāng)員工愈來愈像河流自由流動之際，公司再也無法像水庫般將員工儲存起來了，企業(yè)人員管理的重點，不在于要不要流動，而是如何管理其流速與方向。對一個ERP項目實施來說，究竟應(yīng)如何應(yīng)對這個巨大的管理挑戰(zhàn)?在ERP實施時實施顧問對于人員管理有一個重要看法：不要把人員當(dāng)作是一個水庫，應(yīng)該當(dāng)成一條河流來管理;不要期待它不流動，應(yīng)該設(shè)法管理它的流速和方向。

　　因此，在ERP項目中應(yīng)當(dāng)建立人員流失保護系統(tǒng)，保證ERP關(guān)鍵崗位的人員始終到位，ERP實施不因人員流失而受到侵害。ERP項目人員流失保護系統(tǒng)有五個方面，必須相輔相成，缺一不可。下文我們詳細敘述這五個方面的措施和做法。

　　項目組人員開源和節(jié)流

　　人員不流動是不可能的，在ERP實施中我們認(rèn)為最關(guān)鍵是要減少ERP項目組人員流動的比例，特別是項目實施過程中的流動比例。客戶人員流動比例與客戶公司文化、所處階段、以及公司發(fā)展戰(zhàn)略有非常大的關(guān)系，這部分是實施顧問無法影響的，但作為實施顧問應(yīng)該在項目過程中注意兩個方面：

　　(1)開源，就是人員進入項目組時，要求客戶方項目經(jīng)理要有一定的選擇性，不能什么人都要，特別是明顯存在離開傾向的人，應(yīng)該選擇責(zé)任心強，態(tài)度端正，積極熱情，有強烈上進心的員工。

　　(2)節(jié)流，一旦發(fā)現(xiàn)有項目成員存在離開傾向，在影響比較小的情況下盡快讓其離開。如果影響比較大，要進行及時溝通，盡量使交接順利完成，使ERP項目實施的風(fēng)險盡可能最小。

　　關(guān)鍵用戶“上崗證”制度與流失管理

　　針對客戶HR主管說，每年會從市場上召一大批新人進來，又會有一大批舊人離去。如何讓新人能夠非�？斓倪M入角色，熟悉ERP的理念和操作，是一個大問題。建議在ERP實施時可以采取的這些策略：

　　(1)實行“上崗證”制度

　　ERP的有效應(yīng)用需要考慮這兩個方面：一方面對待ERP工作應(yīng)該要嚴(yán)肅認(rèn)真，不能有一絲的馬虎。另一方面還要規(guī)范ERP的操作。因此，有必要把ERP的操作當(dāng)作一個像“電焊工”一樣的特殊崗位來操作，必須經(jīng)過培訓(xùn)和考試合格后，才能進行ERP操作。例如許多實施顧問的建議是，只有經(jīng)過培訓(xùn)合格取得“上崗證”后，才能進行ERP操作。“上崗證”制度，一是有利于強化培訓(xùn)效果，二是有利提高員工重視ERP應(yīng)用。

　　(2)關(guān)鍵用戶的流動管理

　　隨著ERP的上線和實施，項目組成員對系統(tǒng)會越來越熟悉，若這些人員的流失，不但需要對新人重新培訓(xùn)，會花費許多的時間和精力，嚴(yán)重時還會拖ERP項目進度的后腿。所以，對于ERP項目上線時和上線后的一段時間內(nèi)，對于ERP項目關(guān)鍵用戶，公司應(yīng)該利用員工激勵、薪酬福利等人力資源管理手段盡量避免員工流失。

　　ERP后備“多崗位考證” 計劃

　　有時候，事實是殘酷的，員工的流動是不可避免的，公司也沒法控制。作為一個ERP項目來說，針對人員流動的問題最好是做好預(yù)防。所以，作為實施顧問一般是建議客戶要注意存儲一些“儲備人才”，這樣的成本相對于解決問題的成本也是比較低的�？梢圆扇〉念A(yù)防措施主要是：實行“多崗位考證”儲備。企業(yè)可以對老員工進行多崗位培訓(xùn)，讓他們拿多張“上崗證”，當(dāng)人員流失時，能夠最快的補缺其空位。

　　設(shè)立ERP“多崗位考證”措施的步驟：首先，根據(jù)ERP應(yīng)用情況確定關(guān)鍵崗位。其次，是針對這些關(guān)鍵崗位設(shè)定人員后備措施，而不是對所有崗位照章辦理。例如在項目分配上采用備份機制，即對同一個項目分配兩個人共同熟悉項目，其中一個人是另外一個的補充，如果一個人離開，作為備份的組員可以很快補上。

　　在具體操作中，應(yīng)該注意以下幾個方面問題：

　　(1)確定關(guān)鍵崗位后備員工的迫切性。企業(yè)不可能一步到位地將所有后備員工配齊，因而有必要區(qū)別其中的輕重緩急，逐步充實后備人才。一般說來，崗位關(guān)鍵程度高的、關(guān)鍵員工穩(wěn)定性弱的、公司發(fā)展迫切需要的崗位應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮配置后備人力資源。

　　(2)崗位與后備人選的工作相關(guān)性。在確定ERP后備人選時，應(yīng)充分考慮關(guān)鍵崗位與所選后備人員在工作內(nèi)容和工作技能上的相關(guān)性，這樣的后備人選上崗快、培訓(xùn)投資少。同時，ERP后備人員配置應(yīng)當(dāng)與員工的職業(yè)生涯管理結(jié)合起來。

　　(3)注重對ERP后備計劃的溝通和解釋。通常情況下，員工很在意自己的工作崗位，如果在企業(yè)里沒有人員后備的良好氛圍，員工就會錯誤地認(rèn)為有人來“替代”他，就會產(chǎn)生不安全感，繼而成為對后備計劃的阻力。因此，在進行人員后備計劃時，要對關(guān)鍵崗位的現(xiàn)有員工做好溝通工作。后備計劃可以培養(yǎng)員工的一專多能，A崗位的現(xiàn)有員工可以成為B崗位的后備人員，這對于提高員工個人的職業(yè)競爭力很有好處。

　　ERP人員后備措施不僅使客戶在人員流失等長期問題出現(xiàn)時保證關(guān)鍵崗位及時有適當(dāng)?shù)暮髠淙藛T補充，而且也能在關(guān)鍵崗位員工出差或休假等短期問題出現(xiàn)時，由相應(yīng)的后備人員臨時兼崗或頂崗，從而保證ERP項目實施得以正常運轉(zhuǎn)。

　　關(guān)鍵用戶的崗位輪換措施

　　根據(jù)公司內(nèi)不同崗位的特點，讓ERP操作員工在特定的期限內(nèi)輪換從事不同崗位的工作，可以達到培訓(xùn)關(guān)鍵用戶的多種技能，提高員工的工作興趣。崗位輪換也有助于在不同崗位、不同職業(yè)的員工之間的調(diào)劑余缺，更好地實現(xiàn)適人適位，擴大勝任關(guān)鍵崗位的員工人數(shù)。

　　崗位輪換主要有以下形式: (1)新員工崗位輪換。主要目的是觀察新員工與工作崗位的匹配性，更有效地將員工配置到適當(dāng)?shù)膷徫簧先ァ?2)在職員工崗位輪換。主要目的是培養(yǎng)復(fù)合型人才，培養(yǎng)員工的多種技能。(3)管理人員崗位輪換。主要目的在于管理人員對企業(yè)有全面的了解，培養(yǎng)全局觀念，對企業(yè)業(yè)務(wù)一專多能。

　　在ERP項目實行關(guān)鍵員工崗位輪換時，應(yīng)遵循這些原則: 首先是崗位的需要，即安排哪些員工實行崗位輪換，必須根據(jù)ERP項目的需要，關(guān)鍵崗位應(yīng)優(yōu)先安排輪崗。其次，要員工自愿，即崗位輪換需與相關(guān)員工溝通，得到他們的理解和支持，根據(jù)員工本人職業(yè)發(fā)展的需要來安排。再次，崗位輪換時要合理，就是說要考慮各崗位的特征以及員工的不同才能，要保持ERP項目進度和崗位人員平衡。最后，要考慮輪崗適當(dāng)時間，即在崗位輪換實施過程中，要考慮輪換的時間周期，具體崗位的輪換時間因人、因崗而異，既不能過于頻繁，也不能長期不換。

　　員工崗位輪換措施實施適當(dāng)，將有助于打破部門間及崗位間的橫向隔閡與界限，使ERP項目應(yīng)用在人員流失中免遭關(guān)鍵崗位無人頂崗的損失。

　　加強文檔管理以實現(xiàn)知識傳承

　　天要下雨，娘要嫁人，這都由不得有太多的說法。因此，當(dāng)人員流失了，關(guān)鍵是要接任者知道該如何接著做下去，能夠按照已經(jīng)制定的ERP項目管理規(guī)范流程去做。天下雨也罷，娘嫁人也罷，都無所謂。

　　(1)實施文檔，實施時所有東西都要形成過程和文檔

　　公司要防止ERP項目關(guān)鍵用戶離職給項目帶來損失的一項重要措施就是：在實施ERP項目中，建立規(guī)范的實施文檔。因為ERP關(guān)鍵崗位往往會影響業(yè)務(wù)的正常流程，如果缺乏必要的文檔措施，關(guān)鍵員工的離職就會給企業(yè)帶來不同程度的損失。小到職位交接和新人上崗的不便，大到諸如重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)流程信息的丟失。

　　(2)從技術(shù)層面來說，參數(shù)設(shè)置是非常重要的。

　　特別是涉及系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置的文檔，必須建立詳細的案卷，目錄等，并且要做到專人管理。因此，在實施ERP過程中，有必要將實施文檔信息視為重要財產(chǎn)，確保關(guān)鍵人員流失后實施文檔的安全性和可獲取性。

　　(3)實施文檔有助于本崗位的員工知道其上下層面的工作流程及細則。

　　詳細的實施文檔可以提高員工間的工作默契，同時也可以提高員工的局部素質(zhì)問題，增進員工對工作的理解程度，使其更加適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。當(dāng)有某一員工不在其崗位上，其上下層面的員工也可以頂替上來。

　　古語云“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，對待ERP實施過程最大的風(fēng)險：人員的流失，必須要做到未雨先綢繆。

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